5. Januar 2017 Latido

Die Registrierkasse für Ärzte: Neue Regelung ab 1. April 2017

Der erste Blogeintrag des neuen Jahres soll ein Thema behandeln, welches Anfang 2017 fast jeden Arzt mit Ordination betrifft: Ab 1. April 2017 tritt der gesetzliche Manipulationsschutz im Rahmen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Kraft. Die bereits in Latido integrierte Registrierkasse für Ärzte wird im März um diesen Manipulationsschutz erweitert. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alle Details der neuen Verordnung und wie Latido Ihre Ordination für die Umstellung fit macht.

Wer benötigt überhaupt eine Registrierkasse?

Unabhängig von der neuen Regelung ab 1. April 2017 gilt die Registrierkassenpflicht für alle Gewerbetreibenden (und somit auch für niedergelassene Ärzte), welche Barumsätze von mehr als 7.500 Euro pro Jahr bei einem Gesamtumsatz von mindestens 15.000 Euro pro Jahr generieren. Werden diese Umsatzgrenzen überschritten, ist jedes Bargeschäft mittels einer Registrierkasse einzeln aufzuzeichnen.

Ein Bargeschäft inkludiert folgende Zahlungsarten:

  • Barzahlung
  • Bankomatzahlung
  • Kreditkartenzahlung

Alle Ärzte, die nur auf Banküberweisung als Zahlungsart setzen, sind unabhängig von der Höhe der Umsätze von der Registrierkassenpflicht ausgenommen.

Ab 1. April 2017: Technischer Manipulationsschutz in der Registrierkasse für Ärzte

Bisher mussten Gewerbetreibende und somit auch niedergelassene Ärzte lediglich die Bestimmungen der Kassenrichtlinie 2012 sowie der Belegerteilungspflicht erfüllen. Mit der Registrierkassenverordnung wird die Belegerteilungspflicht um den gesetzlichen Manipulationsschutz erweitert. Neben dem Namen des Arztes, der fortlaufenden Belegnummer, dem Datum, Menge und handelsüblicher Bezeichnung sowie Rechnungsbetrag, müssen Belege ab 1. April 2017 um folgende Elemente erweitert werden:

1. Kassenidentifikationsnummer

Jede Registrierkasse benötigt eine Registrierkassennummer. In der integrierten Registrierkasse für Ärzte von Latido wird diese automatisch vergeben.

2. Uhrzeit

Die bisher schon verpflichtende Angabe des Datums muss ab 1. April 2017 zusätzlich um die Uhrzeit erweitert werden.

3. Aufteilung des Rechnungsbetrages nach Steuersätzen

Der Rechnungsbetrag muss nach Steuersätzen aufgeteilt werden. Am Beleg werden die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten (Teil-)Beträge separat angezeigt.

4. QR-Code: Das Herzstück Ihrer neuen Registrierkasse

Der maschinenlesbare QR-Code, der auf jeden Beleg gedruckt wird, bildet das Herzstück der neuen Registrierkassenverordnung. Dieser sichert sämtliche Informationen, die den technischen Manipulationsschutz der neuen Registrierkasse für Ärzte gewährleisten. So werden u.a. die verschlüsselten Stände des Umsatzzählers, die Seriennummer des Signaturzertifikats (siehe unten), fortlaufende Nummer und Beträge getrennt nach Steuersätzen gespeichert. Somit entsteht eine Verkettung der Barumsätze, wodurch der gesetzliche Manipulationsschutz sichergestellt werden kann.

Diese Merkmale werden mit einem automatischen Update und nach erfolgreicher Aktivierung Ihrer Registrierkasse auf den Beleg übernommen.

Registrierkassenbeleg mit integriertem Manipulationsschutz

Weitere wichtige Bestandteile der Registrierkasse für Ärzte

Neben dem technischen Manipulationsschutz muss eine Registrierkasse auch folgende Funktionen zur Verfügung stellen:

1. Exportierbares Datenerfassungsprotokoll

Mit einem exportierbaren Datenerfassungsprotokoll kann bei einer Betriebsprüfung die ordnungsgemäße Belegerstellung überprüft werden. Im Datenerfassungsprotokoll wird der bei der Belegerstellung generierte Barcode gespeichert. Das Datenerfassungsprotokoll muss am Ende jedes Quartals auf einem externen Medium gespeichert werden. Latido übernimmt die Erstellung dieser Backups automatisiert für Sie.

2. Null-Belege erstellen

Neben der herkömmlichen Belegerstellung im Zuge der Erstellung einer Honorarnote, müssen auch sogenannte Null-Belege (Belege mit der Belegsumme „0“) erstellt werden können. Diese dienen u.a. der Inbetriebnahme der Registrierkasse, dem Monats- oder dem Jahresabschluss. Wiederkehrende Null-Beleg (z.B. Tages- oder Monatsbelege) können in Latido automatisiert verbucht werden.

Wie wird die integrierte Registrierkasse für Ärzte in Latido aktiviert?

Rechtzeitig vor Inkrafttreten der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) wird das Registrierkassenmodul in der Latido Wahlarzt-Version mit einem automatischen Update aktiviert. Zur Aktivierung der Registrierkasse sind folgende Schritte notwendig:

Schritt I: Erstellung des Sicherheitszertifikats

Jeder Registrierkassenbetreiber ist gesetzlich dazu verpflichtet mit einem Vertrauensdienstanbieter zusammenzuarbeiten. Dieser stellt unseren Kunden das relevante Sicherheitszertifikat zur Verfügung. Wir haben uns dazu entschlossen mit dem österreichischen Vertrauensdienstleister A-Trust GmbH zu kooperieren.

In den Registrierkasseneinstellungen können Sie u.a. Steuernummer oder UID-Nummer (falls vorhanden) angeben, damit wir Ihr Sicherheitszertifikat bei der A-Trust beantragen können.

Schritt II: Anmeldung der Registrierkasse bei FinanzOnline.at

Wenn Sie Ihre Registrierkasse für Ärzte auf einfache Form bei FinanzOnline registrieren wollen, können Sie oder Ihr Steuerberater dem Latido-Team einen Webservice User in FinanzOnline freischalten. Die in Latido integrierte Registrierkasse kann dann alle notwendigen Daten in FinanzOnline hinterlegen. Gleichzeitig wird dann der notwendige Startbeleg („Null-Beleg“) gedruckt und über FinanzOnline auf Konformität überprüft.

WICHTIG: Durch den Webservice User erhält Latido keinen Zugang zu Ihren Finanzdaten, sondern nur die Möglichkeit die Anmeldung Ihrer Registrierkasse durchzuführen. Bitte beachten Sie, dass eine Anmeldung Ihrer Registrierkasse ab 1. April 2017 spätestens eine Woche nach Inbetriebnahme in FinanzOnline angemeldet werden müssen.

Selbstverständlich können Sie die Registrierung Ihrer Registrierkasse auch persönlich durchführen. Sämtliche relevante Daten für die Anmeldung finden Sie in den Einstellungen im Bereich „Registrierkasse“. Anschließend müssen Sie einen Startbeleg erstellen und diesen über FinanzOnline oder über Belegcheck App des Finanzministeriums prüfen. Außerdem hat die Wirtschaftskammer Österreich  eine Schritt-für-Schritt Anleitung für die Anmeldung und den Betrieb von Registrierkassen erstellt. Sollten Sie weitere Unterstützung benötigen, steht Ihnen das Latido-Team natürlich gerne zur Verfügung.

Nach diesen beiden Schritten ist Ihre Registrierkasse für Ärzte fit für den Echtbetrieb. Nun werden im Zuge der Erstellung von Honorarnoten bei Barumsätzen auch Belege erstellt.

Kein Bondruck, automatische Backups & keine Umstellung im Prozess der Rechnungserstellung

Das beste an der in Latido integrierten Registrierkasse für Ärzte ist, dass für Sie im laufenden Ordinationsbetrieb kein Zusatzaufwand anfällt. Sie können so arbeiten wie bisher.

Bei der Honorarnotenerstellung wird bei jedem Barumsatz automatisch ein Beleg erstellt. Dieser wird auf die Honorarnote mitgedruckt und kann in weiterer Folge von der Honorarnote über einen Abriss getrennt werden. Somit ist kein separater Bondrucker notwendig und zusätzliche Kosten für Anschaffung und Wartung dieser Drucker entfallen. Außerdem führt Latido das verpflichtende Backup des Datenerfassungsprotokolls am Ende jedes Quartals für Sie durch.

Wenn Sie weitere Fragen zu unserer Registrierkasse für Ärzte haben, dann schreiben Sie eine Email an office@latido.at. Außerdem würden wir uns freuen Sie über unseren Newsletter auf dem Laufenden zu halten!

 

 

 

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