Dr. Nadine Vavra -„Ich kann Kollegen nur raten, den Schritt zu wagen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es sich wirklich auszahlt, die Software zu wechseln.“

Dr. Nadine Vavra, Fachärztin für Neurologie und Spezialistin für Kopfschmerzen entschied sich im Herbst 2020 zum Software-Wechsel und arbeitet nun schon seit einigen Monaten mit LATIDO. Im gemeinsamen Gespräch erzählt uns Frau Dr. Vavra welche Prozesse Sie durch LATIDO in Ihrer Ordination verbessern konnte und warum Sie rückblickend glücklich ist, den Wechsel der Software gemacht zu haben.

LATIDO: Warum haben Sie im Herbst 2020 nach einer neue Software gesucht? 

Dr. Vavra: Ich habe mich im Ordinationszentrum Omniagroup im 14. Bezirk eingemietet. Bis Herbst 2020 hatten alle dort tätigen Ärzte dieselbe lokalinstallierte Software. Dies war natürlich am Anfang meiner Tätigkeit sehr praktisch, da ich zu Beginn einfach eine kostengünstige zusätzliche Lizenz für das Softwareprogramm erwerben konnte und mich nicht um die Auswahl der Software kümmern musste. Die KollegInnen im Zentrum waren grundsätzlich halbwegs zufrieden und hatten sich bereits an das System gewöhnt. Im Herbst 2020 haben wir uns jedoch alle für einen Wechsel der Software ausgesprochen, da wir uns nicht länger mit den andauernden Netzwerkproblemen und dem unzureichenden Support beschäftigen wollten. Wir konnten uns jedoch nicht auf einen einzigen Software-Anbieter einigen, deshalb verwenden wir nun unterschiedliche Lösungen im Zentrum.

Was hat Sie an Ihrer alten Software gestört bzw. welche Prozesse wollten Sie durch eine neue Software verbessern?

Ich habe relativ bald gemerkt, dass die vorhandene Software für mich als Wahlärztin für Neurologie nicht ideal ist. Als Neurologin lege ich viel Wert auf eine ausführliche Patientendokumentation. Die Möglichkeit, ausführliche Anamnesen und Dekurse zu erfassen, hat es in meinem alten System nicht gegeben. Häufig schreibe ich meine ausführlichen Arztbriefe von Zuhause. Bei meinem alten Anbieter konnte ich nicht standortunabhängig arbeiten. Wenn ich Briefe Zuhause geschrieben habe, musste ich die Dokumente in der Folge immer auf einem USB Stick in die Ordination mitnehmen und dort ins System einspielen. Dies hat mich sehr viel Zeit gekostet. Eine webbasierte Lösung ist hier um Welten besser. In der Ordination hatten wir zusätzlich oft mit Netzwerkproblemen zu kämpfen. Der Druck von Dokumenten (z.B.: Überweisungen, Rezepten, etc.) hat oftmals nicht funktioniert, weshalb ich dann Überweisungen und Rezepte per Hand ausstellen musste.

Wie haben Sie nach einer neuen Software gesucht?

Ich hatte schon länger mit einem Wechsel der Software zu LATIDO geliebäugelt. Der initiale Kontakt zu LATIDO kam über Kollegen. Ich habe mich oftmals mit meinen neurologischen Kollegen abgestimmt, weil diese in der Regel ebenso ausführlichere Patientendokumentationen führen und somit ähnliche Anforderungen an eine Software haben. Ich konnte mir LATIDO bei den Kollegen im Ordinationsbetrieb ansehen und mich selbst überzeugen. Die Kollegen haben mir dann recht rasch die Vorteile von LATIDO schmackhaft gemacht. Ich habe mir im Herbst 2020 noch weitere webbasierte Anbieter angesehen, welche mich letztlich jedoch nicht überzeugen konnten.

Konnten Sie den kostenlosen Testzugang von LATIDO nutzen, um sich ein besseres Bild von der Software zu verschaffen?

In einem ersten Schritt wollte ich die Software im Rahmen des Testzugangs selbstständig kennenlernen und mich mit dem System befassen. Ich finde es sehr toll, dass Ihr diese Möglichkeit anbietet. Die ersten Erfahrungen mit LATIDO waren sehr gut. Das Softwaresystem ist gut aufgebaut und man kann sich selbst gut zurechtfinden, wenn man sich etwas Zeit gibt. Zusätzlich erhält man im Rahmen der persönlichen Produktdemo eine kurze Einführung in das System. Im Gegensatz dazu habe ich bei meinem vorherigen Anbieter oftmals stundenlang im Handbuch nach Beschreibungen, wie man etwas einstellen und bearbeiten kann, gesucht. Bei LATIDO kann ich durch etwas Herumprobieren selbst die Funktionen finden.

Viele Wahlärzte sind mit ihrer bestehenden Lösung nicht zu 100% Prozent zufrieden, wechseln die Software jedoch aufgrund diverser Bedenken nicht. Wozu würden Sie diesen Kollegen raten?

Da ich mit meiner vorherigen Software sehr viele Probleme hatte, war für mich klar, es könne nur besser werden. Somit hatte ich persönlich keine Bedenken. Ich habe jedoch bei uns im Ärztezentrum auch die Bedenken von Kollegen mitbekommen. Als ich bereits Kundin von LATIDO war, hat mich eine Kollegin aus dem Ordinationszentrum gefragt, wie zufrieden ich mit LATIDO bin und ob die Migration der Daten geklappt hat. Ich habe ihr gesagt, dass die LATIDO-Software so einfach ist und sie sich keine Gedanken machen soll. Der Start hat bei dieser Kollegin auch sehr gut gut funktioniert und sie ist mittlerweile auch eine glückliche LATIDO-Nutzerin. Ich kann Kollegen nur raten, den Schritt zu wagen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es sich wirklich auszahlt, die Software zu wechseln. In meinem Fall konnte ich meine Prozesse um das 100-fache vereinfachen. LATIDO bietet hierfür viele Freiheiten bei der Gestaltung und Individualisierung.

Konnten Sie durch die Einführung von LATIDO tatsächlich Prozesse verbessern bzw. die Effizienz steigern? Falls ja, was hat sich verbessert?

Bei LATIDO kann man sich seine Vorlagen individuell anlegen. Ich habe mich intensiv auf den Wechsel vorbereitet und mich selbst gefragt, wie mein Arztbrief aussehen soll, welche Informationen drinnen stehen sollen, ob es Unterpunkte geben soll und wie die Formatierung aussehen soll. Dann habe ich mir dementsprechende Vorlagen für meine Patientendokumentation, Befunde, Briefe und Honorarnoten erstellt. Zusätzlich habe ich mir Textbausteine für meine Untersuchungen, Therapien und Kontrollintervalle angelegt. Diese kann ich nun mit wenigen Klicks in die Software laden. Dadurch habe ich jetzt eine maßgeschneiderte Lösung. Nun kann ich mit wenigen Klicks einen Arztbrief so erstellen, wie ich ihn immer haben wollte. Das ist wirklich toll. Rückblickend betrachtet war das wirklich gut investierte Zeit.

Haben Sie sich nach dem Umstieg rasch in der neuen Oberfläche zurecht gefunden?

Das „Onboarding“ mit Frau Mag. Kerschenbauer war sehr gut. Obwohl ich mich dank des Testzugangs schon ganz gut im System zurechtgefunden habe, habe ich viele neue Sachen gelernt und gezeigt bekommen. Das war wirklich sehr gut und hat mir den Start in der Folge erleichtert. Die ersten Ordinationstage haben dann auch gleich super funktioniert.

Wie zufrieden sind Sie bzw. Ihr Team mit dem Service von LATIDO?

Der Kunden-Support von LATIOD ist wirklich toll. Auf der Support-Hotline hebt immer ein Mitarbeiter ab und hilft einem lösungsorientiert weiter. Bei Problemen schalte ich den Mitarbeitern von LATIDO einfach den Supportzugang frei und das Support-Team kann sich dann meinem Problem widmen. Anregungen werden vom Produkt-Team auch sehr rasch übernommen. Ich kann mich erinnern, dass ich bei den Fachrichtungen im System einen Facharzt nicht finden konnte. Mit dem nächsten Update war dies dann rasch behoben.

Haben Sie auch die Online-Terminvereinbarung Ihrer Website  aktiviert?

Da ich mich in meiner Ordination ausschließlich auf Patienten mit Kopfschmerzen spezialisiert habe, möchte ich weiterhin meine Termeinvereinbarung per Telefon oder E-Mail durchführen, was bis dato auch sehr gut angenommen wird. So kann ich Vorfeld schon sehen, ob es sich um ein akutes Problem handelt, das rasch im Spital abgeklärt gehört, oder ob es sich vielleicht um einen Fall handelt, bei dem vor dem Ersttermin ein MRT sinnvoll wäre. Außerdem kann ich so auch Patienten rausfiltern, bei denen es um andere neurologische Fragestellungen geht, die ich dann an Kollegen verweisen kann. Eine derartige Selektion kann man über eine Online-Terminvereinbarung leider nicht machen.

Nutzen Sie die Ordinationssoftware auch von Zuhause oder von unterwegs?

Ich arbeite grundsätzlich sehr viel von Zuhause, deshalb nutze ich die Vorteile der webbasierten Software optimal aus. Wenn ich unterwegs Terminanfragen erhalte, logge ich mich von meinem Smartphone in LATIDO ein. In einigen Fällen habe ich auch Rezepte am Handy ausgestellt und an den Patienten geschickt.

Setzen Sie in Ihrer Ordination Telemedizin ein?

Grundsätzlich bin ich ein Fan von persönlichen Gesprächen in der Ordination. Ich biete meinen Patienten die Videosprechstunde jedoch als zusätzliches Service an.

Die Videosprechstunde nutze ich häufiger für Kontrolltermine, wenn ich Patienten schon gesehen und neurologisch untersucht habe. Ich stelle es Patienten frei, ob Sie Kontrollen persönlich oder per Videosprechstunde durchführen wollen. Viele Patienten nutzen diese Funktion der Videosprechstunde sehr gerne, vor allem jene, die eine weitere Anreise zu mir haben. Außerdem freuen sich junge Eltern über diese Funktion, da man den Arzttermin per Videosprechstunde flexible im Alltag unterbringt. Ich richte mich oftmals auch nach den Patienten und biete Termine am Abend oder am Wochenende an.

Ersttermine mache ich nur in Ausnahmefällen via Videosprechstunde, wenn der Patient akut Hilfe benötigt. Dies ist zum Beispiel beim Clusterkopfschmerz oft sehr hilfreich, wenn sich Patienten in einer aktiven Episode befinden und rasch Hilfe benötigen. Dabei kann ich online auch eine kurze neurologische Untersuchung durchführen und dann gemeinsam mit dem Patient die Therapieschritte besprechen und ihn dann zu einem persönlichen Termin wiederbestellen.

Schicken Sie Rezepte aktuell auch digital an Apotheken?

Die elektronische Übermittlung von Rezepten funktioniert sehr gut. Ich bin froh, dass es diese Funktion gibt. Ich finde es gut, dass ich in LATIDO gleich meinen Stempel inklusive Unterschrift hinterlegen kann und beim Erstellen des Rezepts auswählen kann, ob ich den digitalen Stempel mit Unterschrift abdrucken möchte.

Nutzen Sie die digitale Arzt-Patienten-Kommunikation von LATIDO?

In einigen Fällen schicke ich Patienten Dokumente direkt über LATIDO zu. Das hat bis dato auch immer gut geklappt. Mir gefällt es sehr, dass ich direkt aus dem System Dokumente mit einem Klick versenden kann.

Welche Funktionen von LATIDO schätzen Sie noch im Vergleich zu Ihrer vorherigen Software?

Die Patientenstammbox von LATIDO zeigt mir auf einen Blick alle wichtigen Daten des Patienten. Diese Übersichtlichkeit ist ein echter Vorteil. Die Verschreibung und Wiederverordnung von Medikamenten ist für mich als Neurologin essenziell, da meine Patienten regelmäßig Medikamente gegen Ihre Kopfschmerzen benötigen. In LATIDO sehe ich sofort die bestehende Medikation und kann mit einem Klick ein Medikament neu verschreiben oder ein bereits gedrucktes Rezept erneut ausstellen. Im Regelfall schicke ich das Rezept dann gleich digital mit Stempel und Unterschrift an eine Apotheke. Bei meiner vorherigen Lösung war das mühsam und zeitaufwendig. Ich musste ein Rezept ausstellen, dieses unterschreiben und einscannen, bevor ich es verschicken konnte. Über diesen Effizienzgewinn freue ich mich ständig.

In regelmäßigen Abständen führen wir Software-Updates durch. Im Zuge eines Software-Updates informieren wir alle Kunden per E-Mail über die neuen Funktionen und Verbesserungen. Lesen Sie unsere Update-Mails?

Die E-Mails finde ich super hilfreich. Ich versuche die E-Mails eigentlich immer zu lesen und überlege mir dann, ob ich die neuen Funktionen auch bei mir in der Ordination einsetzen kann. Vor einigen Woche habe ich beispielsweise meine SMS-Terminerinnerungen dank eurer Information angepasst. Nun schicke ich meinen Patienten vor dem Termin den Hinweis, dass sie bitte nur mit FFP2 Maske kommen dürfen. Ich hatte jedoch bis dato leider keine Zeit, die Webinare von LATIDO zu den unterschiedlichen Funktionen zu verfolgen.

Gibt es noch Funktionen, welche Ihnen helfen würden, den Alltag zu vereinfachen?

Ich würde mich sehr über die Möglichkeit freuen, die Stammdaten der Patienten über ein Tablet zu erfassen. Aktuell füllen meine Patienten das Stammblatt, die Einwilligungserklärung und diverse andere Dokumente per Hand aus. Ich scanne diese Dokumente dann ab und speichere sie beim Patienten. Es wäre großartig, wenn ich das künftig papierlos schaffen könnten.

Vielen Dank für das ausführliche Gespräch! Wir wünsche Ihnen für Ihre neue Ordination alles Gute und weiterhin viel Spaß bei der Arbeit mit LATIDO.

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