Digitale Patientenaufnahme: Einblicke und Erfahrungswerte von Nutzer:innen

In der heutigen schnelllebigen Welt gewinnen Effizienz und Zeitersparnis zunehmend an Bedeutung. Viele unsere Kund:innen wollen ihren Patient:innen möglichst viel Zeit widmen und gleichzeitig die Administration verbessern/verschlanken. Ein innovativer Ansatz ist die digitale Patientenaufnahme (Self-Check-in) via Tablet oder Smartphone. Seit einigen Monaten bieten wir mit der „digitalen Patientenaufnahme“ ein entsprechendes Tool, um Zeit und Kosten in Ordinationen zu sparen sowie die Administration zu erleichtern. Mittlerweile setzen bereits einige Kund:innen diese Funktion um Alltag ein. Im nachfolgenden Blogbeitrag haben wir die wichtigsten Vorteile der digitalen Patientenaufnahme sowie Erfahrungsberichte von unseren zufriedenen Nutzer:innen für Sie zusammengefasst.

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1. Zeitersparnis und Effizienzsteigerung

Einer der offensichtlichsten Vorteile eines Self-Check-Ins ist die Reduzierung der Wartezeiten in Ordinationen. Anstatt am Schalter seine Daten bekanntzugeben bzw. zu warten, können Patient:innen direkt über ein Tablet oder Smartphone ihre persönlichen Daten eingeben bzw. aktualisieren, Behandlungsbedingungen bzw. Einwilligungsbögen digital unterschreiben und medizinische Grunddaten bekanntgeben. Dadurch lässt sich der Administrationsaufwand deutlich senken und wichtige Zeit einsparen.

Wir verwenden die digitale Patientenaufnahme bei der Administration bei allen Patient:innen, die noch nicht die Behandlungsbedingungen (online) bestätigt haben. Dadurch ersparen wir uns einiges an Papier und Zeit. Die Daten sind dann sehr schnell einsehbar bzw. abrufbar. Die Stammdaten werden von den Patient:innen dann natürlich ebenso gleich überprüft, ergänzt oder ausgefüllt. Der Vorteil ist vor allem, dass die Daten wirklich sofort in der Kartei aufscheinen.

Dr. Claudia Dittrich

FÄ für Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde

2. Verbesserte Datengenauigkeit

Durch die selbstständige Eingabe der Daten kann die Datengenauigkeit der bereitgestellten Informationen signifikant verbessert werden. Patient:innen können beim Erstbesuch ihre Daten eigenständig erfassen. In der Folge können sie die Daten stets überprüfen und wenn notwendig aktualisieren. Dadurch lässt sich das Risiko von fehlenden bzw. falsch erfassten Daten senken. Dies führt zu genaueren Patientenakten, was wiederum die Qualität der medizinischen Versorgung verbessert.

3. Reduzierung von Verwaltungsaufwand

Ein weiterer Vorteil des Self-Check-Ins ist die Entlastung des Ordinationspersonals. Der Alltag von Ordinationsassistent:innen ist erfahrungsgemäß bereits sehr stressig. Das macht es zunehmend schwer gutes Personal zu finden und vor allem zu halten. Unserer Erfahrung nach lassen sich Routineaufgaben wie das Pflegen und Aktualisierung von persönlichen Informationen sehr einfach automatisiert. Dadurch kann man das medizinische Personal entlasten, sodass sich dieses stärker auf andere Aufgaben in der Patientenversorgung konzentrieren kann. Gleichzeitig lässt sich damit die Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen sowie die Attraktivität des Jobs deutlich steigern.

Wir setzen die digitale Patientenaufnahme bei fast allen Kund:innen ein, egal ob es sich dabei um bestehende oder neue Patient:innen handelt. Dafür haben wir uns in der Ordination ein extra Tablet angeschafft und eine App installiert, damit man nur den Browser und somit die digitale Patientenaufnahme nutzen kann. Das verhindert, dass die Patient:innen das Tablet anderweitig nutzen. Unsere Patient:innen nehmen die Möglichkeit des Self-Checkins sehr gut an. Insgesamt erleichtert uns diese Funktion die Administration und ist weniger fehleranfällig.

Dr. Jan Schjerve

FA für Psychiatrie und psychotherapeutische Medizin

4. Kostenersparnis

Wahlärzt:innen müssen aufgrund der geringen Frequenz bzw. nebenberuflichen Ausübung Ihrer Tätigkeit stets auf ihre Kosten achten. Personalkosten stellen für Ordinationen oftmals eine der größten Kostenstellen dar. Aus diesem Grund arbeiten viele unserer Kund:innen als „One-Man-Show“. Durch unsere innovativen Funktionen wie die digitale Patientenaufnahme geben wir unseren Kund:innen die optimalen Tools, damit sie Ihre Ordination möglichst selbstständig und effizient führen können. So unterstützt der Self-Check-In Kund:innen dabei Kosteneinsparungen zu erzielen. Denn durch die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben werden Ressourcen Ihrer Mitarbeiter:innen freigesetzt, welche anderweitig genutzt werden können bzw. reduziert sich durch die Nutzung des Tools die Notwendigkeit von (zusätzlichem) Personal.

5. Datenschutz und Einwilligung digital unterfertigen

In den meisten Ordinationen muss man beim ersten Besuch die Behandlungs- und Datenschutzbestimmungen akzeptieren. Meist unterschreibt man dafür am Empfang die ausgedruckten Behandlungs- und Datenschutzbestimmungen. Die Assistenz scannt das Dokument dann und legt dies beim Patientenakt ab. Über die digitale Patientenaufnahme von LATIDO können ihre Patient:innen bequem und sicher Behandlungs-und Datenschutzbestimmungen lesen und elektronisch über das Tablet unterschreiben. Zusätzlich dazu kann man über das Tablet oder Smartphone auch Einwilligungen für bestimmte Eingriffe und Untersuchungen unterschreiben lassen. Dies gewährleistet einen nachhaltigen und transparenten Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten.

Die digitale Patientenaufnahme kommt auch sehr gut bei den Patient:innen an. Hier kann ich auch Datenschutzblätter, Stammdaten und unterschiedliche Fragebögen anhängen, welche die Patient:innen bereits vor der Untersuchung am Tablet im Wartezimmer ausfüllen können.

Univ.-Prof. Mag. Dr. Michael Nogler

FA für Orthopädie und orthopädische Chirurgie

6. Medizinische Grunddaten erheben

Über die digitale Patientenaufnahme von LATIDO können Patient:innen, sofern dies von Ärzt:innen gewünscht ist, bereits im Wartezimmer wichtige medizinische Grunddaten und Fragen (z.B.: Medikamentenhistorie, Allergien, etc.) beantworten. In den Einstellungen Ihres LATIDO können Sie die medizinischen Fragen selbst definieren und sich für unterschiedliche Arten von Behandlungen bestimmte Fragenbögen erstellen. Sofern Patient:innen den Fragebogen ausgefüllt haben, werden diese Informationen direkt in der jeweiligen Patientenkartei abgespeichert. Dies erleichtert Ärzt:innen die präzise Vorbereitung auf die Konsultation und fördert damit eine gezieltere Patientenversorgung.

7. Papierersparnis und Umweltfreundlichkeit

Durch die Digitalisierung von Anmelde- und Verwaltungsprozessen in Ordinationen lässt sich der Bedarf an gedruckten Formularen und Papierunterlagen deutlich senken. Die Nutzung der digitalen Patientenaufnahme hilft Kund:innen dabei Ihre Ordination möglichst papierfrei zu führen. Damit lassen sich nicht nur erhebliche Druckkosten einsparen, sondern auch noch die Umwelt schützen.

Wir nutzen bereits seit einiger Zeit die digitale Patientenaufnahme in unserer Praxis. Diese Funktion bietet uns eine erhebliche Arbeitserleichterung und deutliche Fehlervermeidung. Unsere Patient:innen empfinden es als Erleichterung und nehmen es alle sehr gut an. Besonders wird der Datenschutz und Umweltschutz als sehr positiv wahrgenommen.

Dr. Peter Metzger

FA für Allgemein- und Viszeralchirurgie, FA für Gefäßchirurgie

8. Zeitgemäßes Patientenservice und bessere Patientenerfahrung

In den letzten Jahren kam es im Gesundheitsbereich zu einem deutlichen Digitalisierungsschub, welcher unserer Meinung nach auch in den nächsten Jahren anhalten wird. Die COVID-19 Pandemie hat dazu beigetragen, dass digitale Service in der Mitte der Bevölkerung angekommen sind. Patient:innen jeden Alters schätzen mittlerweile den Einsatz von digitalen Technologien (z.B. online Terminvereinbarung, Self-Check-in, etc.). Unserer Erfahrung nach trägt ein innovatives und zeitgemäßes Patientenservice zu einer positiven Patientenerfahrung und zu einer stärkeren Patientenbindung bei.

Die digitale Patientenaufnahme ist ein wunderbares Tool für die einfache Administration von Patientendaten, Einverständniserklärungen und die Erhebung von Eckdaten der Anamnese (Bei der Anamnese fragen wir die Medikamente ab. Das zeigt mir auf einen Blick, ob ich eine multimorbide oder weitgehend gesunde Patientin vor mir habe). Es ist übersichtlich und modern. Meine Assistentinnen finden besonders gut, dass es viel Zeit spart, Schreibfehler praktisch ausgeschlossen sind und extrem viel Papier spart. Meine Patientinnen empfinden dieses Vorgehen als zeitgemäß und nehmen es sehr gut an. Es gibt nur selten Schwierigkeiten mit der Handhabung.
LATIDO hat damit wieder einmal den Alltag in der Ordination zukunftsweisend verändert.

Univ.-Doz. Dr. Susanne Taucher

FÄ für Frauenheilkunde und Geburtshilfe

Fazit

Die digitale Patientenaufnahme ist eine umfassende Lösung die Ärzt:innen hilft die Effizienz und Datengenauigkeit in Ihrer Ordination zu steigern, Kosten und Zeit zu sparen sowie dazu beiträgt die Ordination möglichst papierfrei und umweltschonend zu führen.

Haben Sie Fragen zu diesem innovativen Feature?

Falls Sie Interesse an LATIDO oder unserem Modul der digitalen Patientenaufnahme? Dann kontaktieren Sie uns einfach. Gerne können wir Sie umfassend beraten und Ihnen die Vorteile zeigen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.