Dokumentation ist unverzichtbar. Sie schafft rechtliche Sicherheit, sorgt für Transparenz im Behandlungsverlauf und bildet die Grundlage für eine qualitativ hochwertige medizinische Betreuung.
Und trotzdem ist sie für viele Ordinationen einer der größten Zeitfresser im Alltag.
Zwischen Anamnese, Befund, Diagnose, Medikation, Formularen und Terminkoordination summieren sich täglich unzählige kleine Arbeitsschritte. Jeder einzelne dauert nur Minuten – gemeinsam kosten sie Stunden. Stunden, die an anderer Stelle fehlen: bei Patient:innen, im Team oder für dringend benötigte Pausen.
Die gute Nachricht: Ein großer Teil dieser Zeit lässt sich einsparen. Nicht durch schnelleres Arbeiten – sondern durch klügere Struktur.
Warum klassische Dokumentation so viel Zeit kostet
In vielen Praxen wiederholen sich Inhalte täglich. Formulierungen werden neu geschrieben, Diagnosen gesucht, Medikamente manuell ergänzt und Formulare separat erstellt. Oft müssen verschiedene Module nacheinander geöffnet werden, obwohl sie inhaltlich zusammengehören.
Diese wiederkehrenden Abläufe wirken harmlos, erzeugen jedoch unnötige Reibung im System. Je komplexer der Ordinationsalltag wird, desto stärker fällt diese Ineffizienz ins Gewicht.
Wer Dokumentation optimieren möchte, sollte daher nicht beim Tempo ansetzen – sondern beim Strukturisieren, Automatisieren und Nutzen durchdachter Vorlagen.
Der Schlüssel: Struktur + Standardisierung
Der erste Schritt zu echter Zeitersparnis ist eine durchdachte Gliederung der Dokumentation. Wenn Bereiche wie Anamnese, Befund, Diagnose, Medikation und Procedere klar strukturiert sind, entsteht ein stabiler Rahmen, der Orientierung gibt und Abläufe vereinfacht.
Auf dieser Basis lassen sich Vorlagen erstellen, die den Dokumentationsprozess deutlich beschleunigen – ohne an Individualität zu verlieren.
Wie Vorlagen die Dokumentation in LATIDO spürbar beschleunigen
Der größte Zeitfresser in der medizinischen Dokumentation sind nicht komplexe Fälle, sondern die vielen kleinen Wiederholungen im Alltag. Genau hier setzen gut durchdachte Vorlagen an.
Ein zentraler Hebel ist das Arbeiten mit Standardtexten. Viele Formulierungen – etwa in der Anamnese, im Befund oder im Procedere – ähneln sich von Patient:in zu Patient:in. Werden diese Texte einmal sinnvoll vorbereitet und hinterlegt, müssen sie nicht jedes Mal neu geschrieben werden. Stattdessen erscheinen sie automatisch im Dokumentationsprozess und können bei Bedarf individuell angepasst werden. Das spart Tipparbeit, sorgt für gleichbleibende Qualität und reduziert das Risiko, wichtige Inhalte zu vergessen.
Noch flexibler wird die Dokumentation durch Textoptionen zur Auswahl. Gerade bei häufig vorkommenden Varianten – zum Beispiel unterschiedlichen Ausprägungen eines Befundes – reicht ein Klick, um die passende Textoption auszuwählen. Die Dokumentation bleibt individuell, ohne zeitaufwendig formuliert werden zu müssen.
Ein weiterer entscheidender Faktor für Zeitersparnis ist die Nutzung von Vorlagen für Diagnosen und Medikamente. Häufig verwendete Diagnosen oder Medikationen können vorab definiert und strukturiert hinterlegt werden. Beim Dokumentieren genügt es dann, die entsprechende Vorlage auszuwählen. Lange Suchprozesse oder das wiederholte manuelle Eintragen entfallen – ein klarer Gewinn an Effizienz und Übersicht.
Auch Formulare, etwa für Überweisungen oder weitere organisatorische Abläufe, lassen sich direkt in den Dokumentationsprozess integrieren. Statt zwischen verschiedenen Modulen oder Systemen zu wechseln, können diese Formulare genau dort ausgefüllt werden, wo sie benötigt werden. Das reduziert Medienbrüche und beschleunigt den gesamten Ablauf.
Abgerundet wird der Prozess durch die Möglichkeit, Terminvereinbarungen direkt in die Dokumentation einzubinden. Gerade am Ende eines Termins kann so ohne zusätzlichen Aufwand der nächste Folgetermin festgelegt und bei Bedarf auf Dokumenten ausgegeben werden. Medizinische und organisatorische Schritte greifen nahtlos ineinander.
Der größte Vorteil dieser Herangehensweise zeigt sich am Ende des Dokumentationsprozesses: Sind Diagnosen, Medikamente, Formulare und weitere Inhalte bereits in einer Vorlage hinterlegt, reicht oft ein einziger Klick, um alles gemeinsam zu übernehmen. Mehrere Module werden gleichzeitig ausgefüllt, ohne dass sie einzeln aufgerufen werden müssen.
Über 50 % Zeitersparnis sind realistisch
Praxisbeispiele zeigen, dass sich durch strukturierte Vorlagen und optimierte Dokumentationsprozesse die benötigte Zeit um mehr als die Hälfte reduzieren lässt.
Das bedeutet nicht nur schnellere Einträge. Es bedeutet:
- weniger administrative Belastung
- weniger Klicks und Systemwechsel
- mehr Konzentration auf das Wesentliche
- mehr Zeit für Patient:innen
- mehr Ruhe im Team
Zeitersparnis wirkt dabei nicht isoliert, sondern verändert den gesamten Ordinationsalltag.
🎥 Best Practice: So funktioniert effiziente Dokumentation in der Praxis
Im folgenden kurzen Video sehen Sie, wie strukturierte Vorlagen Diagnosen, Medikation, Formulare und Terminvereinbarung in LATIDO in einem durchgängigen Prozess bündeln – und wie sich dadurch die Dokumentationszeit deutlich reduziert.
Effizienz ist kein Luxus, sondern Zukunftssicherung
Steigende Dokumentationsanforderungen, wachsende Patient:innenzahlen und zunehmender organisatorischer Aufwand machen effiziente Prozesse unverzichtbar. Wer seine Dokumentation intelligent strukturiert und mit Vorlagen arbeitet, schafft nachhaltige Entlastung. Nicht durch Mehrarbeit – sondern durch bessere Vorbereitung. Effiziente Dokumentation ist damit weit mehr als ein technisches Detail. Sie ist ein strategischer Baustein moderner Ordinationsführung.
Fazit: Kleine Optimierungen, große Wirkung
Der Schlüssel liegt nicht im schnelleren Tippen, sondern im vorausschauenden Denken. Durch klar strukturierte Dokumentationsbereiche, hinterlegte Standardtexte, auswählbare Optionen und integrierte Vorlagen für Diagnosen, Medikamente, Formulare und Termine entsteht ein Arbeitsablauf, der Zeit spart und gleichzeitig Qualität sichert.
Wer einmal sauber optimiert, profitiert jeden einzelnen Tag davon.
Und gewinnt das zurück, was im Ordinationsalltag am wertvollsten ist: Zeit.
Haben Sie noch Fragen oder wollen Sie sich beraten lassen?
Falls Sie Fragen zu unserer Software oder speziellen Funktionen von LATIDO haben, können Sie uns gerne kontaktieren oder einfach online einen Beratungstermin vereinbaren. Bei Interesse bieten wir Ihnen einen kostenlosen Termin zur Vorstellung und Beratung an. Falls Sie bereits Kund:in sind, helfen wir Ihnen gerne im Rahmen eines Optimierungsgesprächs, unsere Software noch besser im Alltag einzusetzen. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.