Eine Ordinationsassistenz im Homeoffice – für viele klingt das erstmal nach einem Widerspruch in sich. Schließlich muss jemand ans Telefon gehen, Termine koordinieren und Patient:innen empfangen. Das klassische Bild der Ordinationsassistenz hinter dem Empfang, mit Telefon und Wartezimmer stets im Blick, hält sich hartnäckig. Dabei findet ein großer Teil der täglichen Arbeit längst digital statt und ist damit nicht mehr zwingend an die Praxis gebunden.
Viele Aufgaben beginnen schon, bevor die Praxis öffnet
Ein Anruf lässt sich von zuhause genauso entgegennehmen wie in der Praxis, das ist keine neue Erkenntnis. Spannender wird es bei all den Aufgaben, die darüber hinaus digital erledigt werden können.
Eine Patientin bucht abends über die Online-Terminvereinbarung einen Termin, füllt dabei gleich ihre Stammdaten aus, unterschreibt die Behandlungsbedingungen und beantwortet den Anamnesefragebogen. Wenn die Ordinationsassistenz am nächsten Morgen den Kalender öffnet, findet sie dort nicht einfach nur einen neuen Termin vor. Die Patientin wurde bereits digital aufgenommen und alle notwendigen Informationen sind im System hinterlegt.
Wer die Patientenaufnahme lieber direkt in der Praxis erledigt, kann dieselben Informationen über unsere Funktion “digitale Patientenaufnahme” am Tablet erfassen. Zeitpunkt und Ort unterscheiden sich – das Ergebnis in der Software ist dasselbe.
Rezepte, Überweisungen und Honorarnoten – ohne Papier und Postweg von überall erledigen
Viele administrative Abläufe, für die früher Papier, Drucker und Postweg notwendig waren, funktionieren heute vollständig digital.
Ein e-Rezept wird ausgestellt und geht direkt an die Patientin, ohne dass jemand einen Drucker bedienen oder ein Kuvert beschriften muss. Überweisungen lassen sich über die Arzt-Patienten-Kommunikation von LATIDO verschicken, derselbe digitale Kanal, über den auch die Honorarnonten, Befunde und Nachrichten an Patient:innen übermittelt werden können.
Für Ihre Ordinationsassistenz bedeutet das ganz konkret: Rezept ausstellen, Überweisung verschicken, Honorarnote übermitteln und administrative Aufgaben (z.B. Mahnwesen) erledigen – unabhägnig davon, ob sie gerade in der Praxis oder am Küchentisch im Homeoffice sitzt. Für Patient:innen macht es keinen Unterschied, von wo aus diese Aufgaben erledigt werden. Die größere Flexibilität führt meist dazu, dass Aufgaben rasch aus dem Homeoffice erledigt werden und die Patient:innen deutlich kürzer auf benötigte Dokumente und Informationen warten. Somit steigt das Service Level für Patient:innen deutlich.
Was weiterhin in der Praxis stattfinden muss
Natürlich lässt sich nicht jede Tätigkeit ins Homeoffice verlagern – und das sollte auch nicht das Ziel sein.
Der persönliche Empfang von Patient:innen, die Beantwortung von Fragen der Patient:innen vor Ort, die Betreuung im Wartezimmer oder die Unterstützung bei Untersuchungen sind an die physische Anwesenheit in der Praxis gebunden.
Ein realistisches Homeoffice-Modell für die Ordinationsassistenz ersetzt diese Präsenz nicht, sondern entlastet sie und schafft vielmehr die Möglichkeit und Flexibilität Aufgaben sinnvoll aufzuteilen.
Terminkoordination, administrative Patientenaufnahme, Rezept- und Überweisungsmanagement sowie die Abrechnung können wahlweise ganz oder teilweise ortsunabhängig erledigt werden. Die Tätigkeiten, bei denen Patient:innen persönliche Unterstützung benötigen, bleiben dort, wo sie hingehören: in der Praxis.
Eine webbasierte Praxissoftware macht den Unterschied
Damit dieses Modell funktioniert, muss auch die technische Grundlage stimmen. Die relevanten Funktionen der Praxissoftware stehen dort zur Verfügung, wo gerade gearbeitet wird. Technisch braucht es dafür wenig. LATIDO ist als Cloud-Lösung vollständig webbasiert. Die Ordinationsassistenz kann sich daher im Homeoffice genauso anmelden wie in der Praxis. Es braucht weder eine VPN-Verbindung noch einen eigenen Praxisserver oder eine separate Remote-Desktop-Lösung. Die Schutzstandards für Patientendaten gelten dabei unabhängig davon, von wo aus gerade gearbeitet wird. Das macht nicht nur Homeoffice möglich, sondern schafft generell mehr Flexibilität bei der Organisation des Praxisalltags.
Homeoffice beginnt mit der richtigen Aufgabenverteilung
Die entscheidende Frage für Praxen lautet daher nicht mehr: „Kann eine Ordinationsassistenz überhaupt im Homeoffice arbeiten?“. Sondern vielmehr: „Welche Aufgaben müssen tatsächlich vor Ort erledigt werden?“
Wer den Praxisalltag genauer betrachtet, wird feststellen, dass sich viele administrative Tätigkeiten längst digital und damit ortsunabhängig organisieren lassen. Andere Aufgaben brauchen weiterhin den persönlichen Kontakt in der Praxis. Wer diese Trennung bewusst vornimmt, kann ein Homeoffice-Modell schaffen, das nicht nur auf dem Papier funktioniert, sondern auch im Praxisalltag. Und genau darin liegt der Vorteil einer webbasierten Praxissoftware: Die Arbeit ist dort möglich, wo sie sinnvoll erledigt werden kann – und nicht dort, wo zufällig der Praxisserver steht.
Haben Sie noch Fragen oder wollen Sie sich beraten lassen?
Falls Sie Fragen zu unserer Software oder speziellen Funktionen von LATIDO haben, können Sie uns gerne kontaktieren oder einfach online einen Beratungstermin vereinbaren. Bei Interesse bieten wir Ihnen einen kostenlosen Termin zur Vorstellung und Beratung an. Falls Sie bereits Kund:in sind, helfen wir Ihnen gerne im Rahmen eines Optimierungsgesprächs, unsere Software noch besser im Alltag einzusetzen. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.