Der Termin ist eingetragen, die Zeit ist reserviert, das Team ist vorbereitet – und dann kommt niemand.
Kein Anruf. Keine Absage. Einfach eine Lücke im Kalender.
Ein einzelner ausgefallener Termin ist ärgerlich. Wenn das regelmäßig passiert, wird daraus schnell ein echtes organisatorisches und wirtschaftliches Problem. Denn die Zeit lässt sich meist nicht kurzfristig neu vergeben. Gleichzeitig hätte der Termin vielleicht jemand anderem geholfen, der auf einen Platz gewartet hat.
Ganz vermeiden lassen sich sogenannte No-Shows wahrscheinlich nie. Aber man kann einiges dafür tun, dass sie seltener werden.
Klarheit bereits bei der Buchung
Verbindlichkeit beginnt nicht erst am Tag des Termins.
Wenn Patient:innen bereits bei der Online-Buchung sehen, dass bei einem nicht rechtzeitig abgesagten Termin ein Ausfallshonorar* anfallen kann, wird von Anfang an vermittelt, dass es sich um einen fix reservierten Termin handelt.
Dabei kommt es auf die Kommunikation an. Die Information sollte nicht wie eine Drohung wirken, sondern als Teil des Buchungsprozesses selbstverständlich sichtbar sein. Ein kurzer, klarer Hinweis reicht oft aus.
Denn wenn nachvollziehbar ist, warum eine solche Regelung notwendig ist, wird sie auch leichter akzeptiert: Der Termin wurde exklusiv reserviert und kann kurzfristig oft nicht mehr an jemand anderen vergeben werden.
Erinnern, bevor der Termin vergessen wird
Der zweite Hebel ist eigentlich ganz simpel: eine Erinnerung zum richtigen Zeitpunkt.
Ein Termin, der vor drei oder vier Wochen vereinbart wurde, kann im Alltag schlicht untergehen. Zwischen Arbeit, Familie und anderen Verpflichtungen ist das schnell passiert – ohne böse Absicht.
Eine automatische Erinnerung ein bis zwei Tage vor dem Termin kann hier einen großen Unterschied machen. Patient:innen werden rechtzeitig daran erinnert und haben gleichzeitig noch die Möglichkeit, einen Termin abzusagen oder zu verschieben, wenn etwas dazwischengekommen ist.
Und für das Ordinationsteam bedeutet das: weniger manuelles Nachtelefonieren und weniger Aufwand rund um die Terminverwaltung.
Zwei kleine Maßnahmen, die zusammenspielen
Der Hinweis schafft Klarheit und Verbindlichkeit. Die Erinnerung verhindert, dass ein Termin einfach vergessen wird.
Beides lässt sich mit LATIDO automatisieren: Mit LATIDO kann der Hinweis auf ein Ausfallshonorar direkt im Online-Buchungsprozess angezeigt werden. Automatisierte Terminerinnerungen informieren Patient:innen rechtzeitig vor ihrem Termin.
Das ersetzt natürlich nicht jede persönliche Kommunikation. Aber es nimmt dem Praxisteam einen Teil der wiederkehrenden organisatorischen Arbeit ab.
Denn am Ende geht es bei weniger No-Shows nicht nur um einen volleren Kalender. Es geht darum, die vorhandene Zeit sinnvoll zu nutzen – für das Team und vor allem für die Patient:innen, die tatsächlich einen Termin brauchen.
*Quellen zum Thema Ausfallshonorar von zwei österreichischen Ärztekammern:
- Ärztinnen- und Ärztekammer Niederösterreich (https://www.arztnoe.at/ausfallhonorar, zuletzt geprüft am 15.09.2026)
- Kammer für Ärztinnen und Ärzte in Wien (https://www.aekwien.at/wahlarzt#7, zuletzt geprüft am 15.09.2026)
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