Dr. Ramin Ilbeygui – „Seit ich mit LATIDO arbeite, habe ich das Gefühl, dass ich mich komplett auf den Patienten konzentrieren kann.“

Im Sommer 2020 konnten wir Dr. Ramin Ilbeygui, FA für Orthopädie und orthopädische Chirurgie und Arzt für Allgemeinmedizin, beim Softwareumstieg begleiten. Knapp ein halbes Jahr nach dem Start mit LATIDO haben wir Herrn Dr. Ilbeygui besucht und ihn zu seinen Erfahrungen befragt. Im Interview erzählt er uns, wie ihm die Arbeit mit LATIDO seinen täglichen Ordinationsalltag erleichtert und welche Funktionen er im Vergleich zu seiner alten Software besonders schätzt.

LATIDO: In den letzten Jahren hatten wir mehrfach Kontakt betreffend unserer Ordinationssoftware und einem allfälligen Wechsel zu LATIDO. Im Sommer 2020 haben Sie sich dann schließlich dazu entschieden, zu LATIDO zu wechseln. Was waren letztlich die ausschlaggebenden Gründe dafür?

Dr. Ilbeygui: Ich habe über 13 Jahre lang mit einer anderen Software gearbeitet und war mit dieser schon längere Zeit recht unzufrieden. Wir hatten diverse Pannen und mein Anbieter verkaufte mir zahlreiche Module, die oftmals nicht funktionierten. Daher begann ich mich am Markt umzusehen und informierte mich bereits mit meinen Assistentinnen gut über LATIDO. Die Entscheidungsphase bis zum Wechsel dauerte dann jedoch etwas, weil mich mein alter Softwareanbieter immer vor einem möglichen Datenverlust warnte. Als ich eine Rechnung über mehrere Hundert Euro pro Monat zu zahlen hatte und merkte, wie unzufrieden meine Mitarbeiterinnen waren, entschied ich mich, ins kalte Wasser zu springen und den Softwarewechsel zu riskieren. Eineinhalb Jahre nach erstmaliger Kontaktaufnahme mit LATIDO haben wir dann den Datentransfer durchgeführt und ich konnte endlich mit meiner neuen Software starten. 

Hatten Sie anfänglich Bedenken, die Software zu wechseln? Haben sich diese Bedenken bewahrheitet?

Meine Bedenken galten vor allem der Übertragbarkeit der Patientendaten. Davor hatte mir mein alter Anbieter immer wieder Angst gemacht, dass viele Daten meiner bis dato 15.000 Patienten verloren gehen könnten. Das Team von LATIDO hatte mir von Anfang an versichert, dass sie bereits viel Erfahrung mit dem Datentransfer haben. Es wurde dann ein Probeimport meiner Daten durchgeführt und ich habe gemerkt, dass der Wechsel klappen wird. Meine Sorgen haben sich rückblickend betrachtet nicht bewahrheitet. Alle wesentlichen Daten und Dokumente konnten beim Wechsel zu LATIDO übertragen werden.

Zuvor haben Sie eine in Österreich sehr etablierte lokalinstallierte Softwarelösung verwendet. Haben Sie explizit nach einer webbasierten Software gesucht, als Sie die Entscheidung getroffen haben, die Software zu wechseln?

Ja, ich wollte unbedingt eine webbasierte Software. Der Hintergrund dafür war mein Wunsch nach mehr Sicherheit. Ich hatte Angst, dass meine lokalen Festplatten kaputt gehen könnten oder ich Daten verlieren könnte. LATIDO bietet mir jetzt eine sehr professionelle Infrastruktur und damit einhergehend ein anderes Sicherheitslevel als mein „0815“ Antivirenprogramm auf meinen Geräten. Weiters habe ich nach einer webbasierten Software gesucht, weil ich von meinen beiden Ordinationsstandorten, von Zuhause und von unterwegs über mein Smartphone auf meine Patientendaten zugreifen können wollte. Auch die Möglichkeit eines einheitlichen Kalenders war für mich ausschlaggebend.

Wie viele webbasierte Lösungen haben Sie sich angesehen und warum haben sie sich schlussendlich für LATIDO entschieden?

Ich habe mir neben LATIDO noch zwei weitere webbasierte Lösungen angesehen. Für mich war aber sehr schnell klar, dass ich mich für LATIDO entscheiden werde, weil ihr mich von Beginn an mit eurem frischen, jugendlichen und trotzdem sehr kompetenten Auftreten überzeugt habt. Die Gesprächsbasis hat für mich sofort gestimmt. Außerdem deckt LATIDO alle für mich wichtigen Funktionen ideal ab.

Sie betreiben zwei Ordinationen im Burgenland. Konnten Sie zuvor mit Ihrer lokalinstallierten Lösung beide Standorte verwalten? Wie funktioniert dies aktuell mit LATIDO?

Die Nutzung der lokalinstallierten Software von zwei Standorten war sehr mühsam. Ich musste jahrelange mit einem USB-Stick zwischen meinen Ordinationen hin- und herfahren und die Daten kopieren. Öfter ist es leider passiert, dass Daten nicht zu 100% geladen und gespeichert wurden. Dann gab es natürlich keine Aktualisierung, wenn ein Patient einmal in die andere Ordination gekommen ist. Als Lösung für dieses Problem hat mir mein alter Softwareanbieter damals einen VPN-Tunnel eingerichtet. Das hat jedoch mäßig funktioniert und viel Geld gekostet. Ich bin sehr froh, dass diese Probleme mit LATIDO weggefallen sind. Über meinen jeweiligen Internet-Browser kann ich standortunabhängig auf meine Ordinationsdaten zugreifen und habe somit immer den aktuellen Stand der Daten.

Sie führen eine Ordination mit mehreren Mitarbeiterinnen. Wie schwierig war es für Sie und Ihre Mitarbeiterinnen, sich an das neue System zu gewöhnen?

In Summe hat es geschätzt sieben Tage gedauert, bis wir uns an die neue Software gewöhnt hatten. Seitdem erhalte ich nur Lob von meinen Mitarbeiterinnen, welche im Regelfall sehr kritisch sind, da sie die Software sehr intensiv nutzen. Wir haben den Anspruch, uns ständig weiterzuentwickeln und die Möglichkeiten der Software bestmöglich auszureizen. Deswegen setzen wir uns sehr intensiv mit der Software auseinander und erstellen uns viele eigene Vorlagen (Honorarnoten, Briefe, Überweisungen, etc.).

Insbesondere in den ersten Wochen hatten Sie und Ihr Team intensiver Kontakt mit unserem Support Team. Wie zufrieden sind Sie mit dem Kunden Support von LATIDO, insbesondere im Vergleich zu Ihrem vorherigen Anbieter?

Das Schöne ist, dass wir den Support aktuell nicht wirklich benötigen. Zu Beginn haben meine Mitarbeiterinnen öfters angerufen, weil ein paar Fragen aufgekommen sind. Ihnen wurde aber immer schnell geholfen und die Themen waren sofort erledigt. Mittlerweile sind wir alle schon sehr affin mit der Software. Für den Fall, dass ich selbst einmal etwas nachsehen muss, habe ich alle Texte und Webinare, die von LATIDO zur Verfügung gestellt werden, zu einer eigenen Datei zusammengefasst. Das ist manchmal wirklich hilfreich.

Welche Funktionen von LATIDO schätzen Sie am meisten? Welche Prozesse haben sich durch LATIDO in Ihrer Ordination verbessert?

Sehr stark vereinfacht hat sich die Verrechnung mit Registrierkasse. Auch die Kommunikation zwischen dem Sekretariat und mir ist mit LATIDO total unkompliziert. Wir arbeiten hier auch viel mit der To-Do Liste. Weitere Prozesse, die sich vereinfacht haben, sind das Ausstellen und Drucken von Rezepten, Überweisungen, Honorarnoten und Arztbriefen. Mit LATIDO macht mir das Briefeschreiben schon richtig Spaß. Sehr viel Zeit spare ich mir auch mit meinen eigens angelegten Vorlagen und der optimalen Integration meiner Spracherkennungssoftware Dragon Medical. Mittlerweile diktiere ich sehr viel und arbeite auch viel mit Videos. In LATIDO kann ich im Vergleich zu meiner alten Software alles in guter Ordnung halten.

Nutzen Sie die digitale Arzt-Patienten-Kommunikation? Wird diese neue Art der digitalen Kommunikation von den Patienten angenommen?

Dies kommt ganz auf das Alter der Patienten an. In einigen Fällen schicke ich den Patienten Briefe oder Überweisungen. Ab und an schicke ich Rezepte auch an Apotheken, wenn dies von den Patienten gewünscht wird. Toll ist die Funktion natürlich in dem Fall, wenn ich in meiner Ordination in Eisenstadt bin und mich eine Mitarbeiterin aus der Ordination in Frauenkirchen anruft, weil ein Patient eine Überweisung benötigt. Ich kann dann eine Überweisung im System ausstellen und direkt an den Patienten senden.

Haben Sie durch die Corona-Krise Veränderungen gespürt?

Nein, Gott sei Dank kam es zu keinem Rückgang an Patienten. Wir halten alle Richtlinien ein und auch die Patienten verhalten sich vorbildlich. Dadurch, dass Privatordinationen nie ganz so stark frequentiert sind, braucht sich auch niemand zu fürchten, sich im Wartezimmer anzustecken. Meine Patienten fühlen sich sicher und wohl.

Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Entscheidung des Softwareumstiegs?

Sehr zufrieden. Seit ich mit LATIDO arbeite, habe ich das Gefühl, dass ich mich komplett auf den Patienten konzentrieren kann. Ich empfehle die Software auch fleißig weiter.

Vielen Dank für das ausführliche Gespräch! Wir wünsche Ihnen weiterhin viel Spaß bei der Arbeit mit LATIDO.

---