Die Entscheidung für eine Arztsoftware ist sicherlich eine langfristig, aber auf keinen Fall endgültig. In den letzten 6 Jahren konnten wir bereits mehr als 300 Kund:innen beim Wechsel der Ordinationssoftware unterstützen. In diesem Beitrag wollen wir den Prozess des Wechsels der Arztsoftware näher beleuchten.
Wie funktioniert der Wechsel?
Unsere Erfahrungen der letzten Jahre zeigen, dass viele Wahlärzt:innen mit Ihrer aktuellen Softwarelösung nicht 100 % zufrieden sind. Trotz der Unzufriedenheit zögern viele die Entscheidung für einen Softwarewechsel hinaus. Der Grund ist ganz klar – die Sorge vor einem Datenverlust und die Langwierigkeit des Umstiegs. Der Wechsel der Arztsoftware ist natürlich mit nicht unerheblichem Aufwand verbunden. Sofern man den Wechsel jedoch gut plant, funktioniert der Umstieg und der Start mit dem neuen System binnen einigen Tagen oder der ersten Wochen.
Häufige Gründe für einen Wechsel der Arztsoftware
Die Gründe für den Wechsel der Ordinationssoftware sind in der Regel sehr vielfältig. Durch die Begleitung von mehr als 300 Kund:innen konnten wir in den letzten Jahren folgende Hauptgründe für einen Wechsel der Arztsoftware identifizieren:
- Webbasierte Technologie: Der Hauptgrund für den Wechsel der Software ist unbestritten der Vorteil der webbasierten Technologie. LATIDO bietet den Vorteil von jedem Gerät und von überall arbeiten zu können. Das ist insbesondere für Wahlärzt:innen unabdingbar.
- All-in-One Softwarelösung: Ein weiterer wesentlicher Grund für den Wechsel ist, dass LATIDO alles aus einer Hand anbietet. Vielfach werden in Ordination noch unterschiedliche Softwarelösungen verwendet (z.B.: eigene Kalendersoftware, eigene Praxismanagementsoftware, eigene Registrierkasse). Das führt zu Ineffizienzen, weshalb viele Wahlärzt:innen nach einer All-in-One Lösung suchen und zu LATIDO wechseln.
- Neue innovative Features: Ein weiterer Grund für den Wechsel der Software sind oftmals neue innovative Funktionen. Viele Wahlärzt:innen wollen mittlerweile auf Funktionen wie die Online-Terminvereinbarung oder die digitale verschlüsselte Kommunikation mit Patient:innen nicht mehr verzichten und suchen sich deshalb Softwarepartner, welche über diese Funktionen verfügen.
- Optimierung von Prozessen und Individualisierung der Software: Zuletzt spielt häufig auch der Wunsch nach einer optimal angepassten und individualisierten Software eine bedeutende Rolle. Denn durch die Optimierung der Software und Anpassung an die Workflows können Wahlärzt:innen entscheidend Zeit sparen.
Voraussetzungen für einen erfolgreichen Wechsel der Software
SDer erfolgreiche Wechsel der Arztsoftware ist primär abhängig vom Export-Format Ihrer aktuellen Softwarelösung. Um den Wechsel von Softwarelösungen zu erleichtern, hat die Ärztekammer vor einigen Jahren ein normiertes Export-Format eingeführt. Dieses Format ist für Softwarehersteller von kassenfähigen Produkten verpflichtend, für Softwarehersteller von Wahlarztlösungen nur fakultativ. Sofern Ihr aktueller Softwarepartner einen Export im Ärztekammer Format ermöglicht, ist eine Datenmigration mit geringem Aufwand möglich. Sollte Ihr Softwareanbieter keinen Export im Normdatensatz-Format unterstützen, schauen wir uns im Einzelfall an, ob wir die Daten in LATIDO übernehmen können. Wir konnten in der Vergangenheit jedoch auch Datenbanken, welche keinen Export im Normdatensatz ermöglicht haben, erfolgreich migrieren (z. B.: Access- oder Filemaker-Softwarelösungen).
Der Normdatensatz-Export
Der Normdatensatz beinhaltet alle relevanten patientenbezogenen Daten (z.B.: Stammdaten, Diagnosen, Karteieinträge, Medikation, etc.) in einem einheitlich definierten Datenformat. Durch dieses standardisierte Datenformat können die Daten einfach in das neue System eingelesen werden. Durch die Einführung des Normdatensatz-Exports wurde der Wechsel der Ordinationssoftware maßgeblich erleichtert. Ärzt:innen wird durch diese Standardisierung die nötige Sicherheit gegeben, auch nach einem Wechsel der Ordinationssoftware nicht auf Ihre „alten“ Daten verzichten zu müssen.
Die 5 Phasen einer erfolgreichen Migration
In den letzten Jahren konnten wir den Prozess des Softwareumstiegs laufend verbessern. Der Wechsel der Arztsoftware zu LATIDO gliedert sich grob in die nachstehenden fünf Phasen. Während des gesamten Prozesses werden Sie vom LATIDO Customer Success Team begleitet und betreut.
- Testexport: In einem ersten Schritt wird ein Testexport durchgeführt. In vielen Softwaresystemen können Sie selbst jederzeit einen Export der Daten (z.B.: im Ärztekammer Format) durchführen. Bei einigen Anbietern muss der Export durch den Anbieter per Fernwartung erfolgen.
- Testimport: Sobald wir den Testexport erhalten haben, können wir den Normdatensatz Import (exklusive der Dokumente) durchführen und Ihnen einen Kostenvoranschlag legen. Sie können sich dann von der Qualität des Imports überzeugen und stichprobenartig überprüfen, ob alle Daten übernommen werden.
- Finaler Export: Am letzten Ordinationstag mit Ihrer alten Software erfolgt dann der finale Export. Abhängig von der Größe des Exports senden Sie uns die Daten online oder physisch, damit wir die Migration vornehmen können.
- Finaler Import: Sobald wir den finalen Datensatz erhalten haben, starten wir mit der Migration. Bitte beachten Sie, dass die finale Migration der Daten ca. 2-3 Werktage in Anspruch nehmen kann. In dieser Zeit erfolgt in der Regel die Einrichtung und Einschulung.
- Einrichtung und Einschulung: Vor dem Start mit LATIDO führen wir mit Ihnen einen Termin zur Einrichtung und Einschulung durch. Dieser Termin dauert in der Regel ca. 3-4 Stunden und bereitet Sie optimal auf den Start mit LATIDO vor.
Haben Sie weitere Fragen zum Wechsel der Arztsoftware
Durch unsere jahrelange Erfahrung und die Betreuung von mehr als 300 Kund:innen während dem Prozess des Softwareumstiegs können wir Sie ideal bei Ihrem Wechsel der Arztsoftware unterstützen und begleiten. Sollten Sie weiterführende Fragen haben, können Sie sich gerne melden. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Haben Sie noch Fragen oder wollen Sie sich beraten lassen?
Gerne können wir bei Interesse einen kostenlosen Termin zur Vorstellung und Beratung vereinbaren. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme (help@latido.at oder+4319969119).