Dr. Kretz über das Praxismanagement mit LATIDO

Wir hatten die Gelegenheit Dr. Matthias Kretz zu interviewen, der seit eineinhalb Jahren die Software LATIDO in seiner Praxis nutzt. In unserem Gespräch erzählt er uns von seinen ersten Erfahrungen, der Unterstützung durch das LATIDO-Team, nützlichen Funktionen wie SMS-Terminerinnerungen für Patient:innen und der Möglichkeit, von zu Hause aus mit LATIDO zu arbeiten. Dr. Kretz spricht auch über die Zusammenarbeit mit seinen Assistentinnen und wie LATIDO seine Arbeitsabläufe insgesamt erleichtert.

LATIDO: Dr. Kretz, Sie verwenden LATIDO nun seit etwa eineinhalb Jahren. Wie geht es Ihnen aktuell mit der Software und wie war Ihre Anfangszeit?

Dr. Matthias Kretz: Eigentlich hat es von Anfang an sehr gut funktioniert. Es gab ein paar Kinderkrankheiten mit Feintuning, wobei mich Ihre Kolleg:innen immer super unterstützt haben. Wenn es Probleme oder eine Frage gab, war ich mit dem Support rasch im Gespräch bzw. war auch immer eine ausgezeichnete Bereitschaft Probleme zu beheben vorhanden. Besonders schätze ich die Möglichkeit, von zu Hause oder von jedem beliebigen Ort aus zu arbeiten; ich habe Zugang zu allen Daten und kann überall drucken. Die Patient:innen sind sehr froh über die SMS Erinnerungen, das funktioniert auch sehr gut. Die digitale Einreichung der Honorarnoten bei den Krankenkassen über WAHonline funktioniert ebenfalls gut; das habe ich am Anfang nicht genutzt, weil viele Patient:innen nicht unbedingt bereit waren, ihren IBAN gleich anzugeben bzw. haben sie den Sinn darin nicht gesehen. Das wird aber inzwischen auch vermehrt angenommen.

Alle Kolleg:innen in der Praxis sind mit der Software zufrieden, und wir sind froh, eine Lösung gefunden zu haben, die auch unsere Assistentinnen bei der Zusammenarbeit unterstützt.

Waren Sie der Erste aus Ihrem Ordinationszentrum, der mit LATIDO gearbeitet hat?

Meine Frau Angelika Kretz, die Kinderärztin ist, hat einen Monat vor mir mit LATIDO gestartet. Außerdem arbeiten mittlerweile noch eine Gynäkologin, ein zweiter Kinderarzt und noch ein weiterer Urologe in der Gemeinschaftspraxis mit der Softwarelösung.

Haben Ihre Kolleg:innen durch Sie von LATIDO erfahren?

Meine Frau und ich haben uns damals ein paar Softwareanbieter angeschaut und sind letztendlich bei LATIDO gelandet, weil es genau das bot, was wir suchten – ein cloudbasiertes System. Ich kann mich noch gut daran erinnern, als ich das erste Mal in der Lehrpraxis gearbeitet habe und wir auf Bandlaufwerken Daten gesichert haben. Und dieses Thema wollte ich einfach nicht in der Ordination haben. Und genauso wenig möchte ich Bargeld in der Praxis haben, da es nur Probleme verursacht. Heutzutage kann jede:r mit Karte zahlen, warum also nicht auch die Cloud nutzen, um Patientendaten zu sichern?

Wie sind Sie damals auf LATIDO aufmerksam geworden?

Ich habe online gesucht. Der Aufbau der Praxis hat einige Jahre gedauert, und LATIDO war eines der ersten cloudbasierten Systeme, die wir gefunden haben. Es gab noch einen anderen Anbieter, aber dieser war damals noch nicht im medizinischen Bereich etabliert. LATIDO war von Anfang an genau dort, wo wir es brauchten. Die Oberfläche ist benutzerfreundlich und nicht überladen. Besonders die schnelle Kontaktaufnahme und Problemlösung haben uns überzeugt. Wenn es Fragen gab, wurden sie geduldig beantwortet.

Wie haben Sie den Verkaufsprozess in Erinnerung? Sie hatten zuerst einmal eine Produktvorstellung und dann auch eine Testversion.

Der Prozess war sehr gut. Der Erstkontakt war mit Herrn Fucik, danach folgten einige Beratungsgespräche. Auch die Ersteinstellung verlief reibungslos. Es wurden keine Versprechen gemacht, die nicht gehalten wurden, und der Umgang war immer sehr kompetent.

Haben Sie LATIDO vor dem Onboarding getestet?

Wir haben LATIDO schon vor dem Onboarding getestet, um ein Grundverständnis zu bekommen; aber das Onboarding war sicherlich der wichtigste Prozess. Es ist jedoch gut, wenn man sich vorher schon einmal Gedanken macht: Wie sind meine Abläufe? Und dadurch, dass das System so flexibel ist, habe ich das zum Beispiel dann so gelöst, dass ich mir eine ähnliche oder dieselbe Briefstruktur aufgebaut habe, die ich normalerweise auch im Krankenhaus verwende, damit ich nicht in zwei unterschiedlichen Prozessen arbeiten muss.

Gibt es Verbesserungsvorschläge zum Onboarding Ihrerseits?

Nein, nicht wirklich. Es ist sehr viel Information auf einmal. Deshalb ist das Follow-up nach ein paar Wochen sehr wichtig, um Prozesse zu glätten und zu vereinfachen. Das stärkt auch die Kundenzufriedenheit bei LATIDO.

Sie haben bereits erwähnt, dass Sie LATIDO manchmal auch am Handy nutzen oder zuhause. Was machen Sie da zum Beispiel?

Zuhause steige ich manchmal am PC ein und am Handy kann man gut Termine nachschauen oder Fotos einscannen, wenn ich z.B. einen lokalen Befund habe, den ich dokumentieren möchte. Auch der Dokumenten-Upload funktioniert gut.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit Ihren Assistentinnen?

Sehr gut. Eine Assistentin ist diplomierte Krankenschwester, sie konnte sich sehr leicht einarbeiten. Die andere Kollegin ist im Verlauf dazugekommen, sie hatte keine medizinische Vorerfahrung, hier funktioniert aber die Terminvereinbarung gut. Vor allem die Kommunikation der beiden Assistentinnen über die Wartelisten-Felder wird gerne angenommen. Ich habe vier unterschiedliche Wartelisten für Patient:innen angelegt, die während ihres Besuchs unterschiedlichen Bereichen der Ordination zugeteilt sind: z.B. Wartezimmer, Ordinationszimmer, Harn-Untersuchung. Zusätzlich vermerke ich dort, wer eine Blutabnahme braucht. Sobald sie von meiner Seite abgeschlossen sind, werden die Patient:innen zur Warteliste „Entlassung“ geschoben. Somit wissen die Assistentinnen, dass Sie diese Patient:innen kontaktieren und die Zahlung abwickeln bzw. nach Hause entlassen können. Das funktioniert für uns wirklich gut.

Super – dass Sie diesen Prozess so gut mit der Warteliste abbilden können. Haben Sie auch sonst schon eigene Vorlagen angelegt?

Ja, wenn man das Grundsystem verstanden hat, lässt sich ja noch sehr viel machen. Man braucht da auch nicht Angst zu haben, dass man irgendetwas kaputt macht, denn erstens kann man es meistens selbst ganz gut reparieren und im Worst Case kann man alles über den Support wiederherstellen bzw. zurückstellen lassen. Man kann auch vorher immer Duplikate anlegen, um diese sozusagen in der Hinterhand zu haben; man sollte aber dann wieder aufräumen, um das System nicht zuzumüllen.

Sie nutzen auch die Arzt-Patienten-Kommunikation und das A1 DaMe Postfach. Was versenden Sie über diese Funktion beispielsweise?

Die digitale Arzt-Patienten-Kommunikation verwende ich meistens um Zuweisungen schnell und verschlüsselt an die Patient:innen zu übermitteln und das A1 DaMe Postfach habe ich bereits seit Beginn, da empfange ich alle Befunde.

Haben Sie schon einmal an einem unserer Webinare teilgenommen oder unser Help Center genutzt?

Ja, ich habe mir bereits einige Videos im Help Center angeschaut, was sehr hilfreich ist. Ihre Support-Seite ist sehr gut aufgestellt.

Wie wird die Online-Terminvereinbarung bei Ihnen angenommen?

Diese wird sehr gut angenommen, aber dadurch, dass wir relativ gut telefonisch erreichbar sind, wird es von den älteren Patient:innen weniger angenommen. Unsere Ordination ist an vier Vormittagen besetzt und auch nachmittags sind wir telefonisch gut erreichbar. Auffällig ist, dass die Jüngeren fleißig online buchen, meine Frau ist auch begeistert. Die Patient:innen, oftmals junge Mütter buchen natürlich gerne online, da sie das auch am Abend in Ruhe erledigen können.

Würden Sie LATIDO anderen Kolleg:innen weiterempfehlen?

Auf alle Fälle. Ausschlaggebend ist für mich die Funktionalität. LATIDO ist ein super online Tool. Auch die Stabilität passt für mich. Man kann von überall zugreifen. Ich habe auch die Arzt-Patienten-Kommunikation und die Chat Funktion, die sehr gut funktionieren. Somit habe ich alles, was ich brauche und auch wünsche. Ich kann mir mein LATIDO sehr individuell gestalten und hatte bis jetzt auch nie ein Problem mit dem Support. Der hat immer gut funktioniert.

Das ist schön zu hören. Ein paar kleine Sachen haben sie bereits erwähnt, die Sie sich noch wünschen würden. Fällt Ihnen sonst noch etwas ein?

Eventuell noch die Funktionalität der e-card, dass ich Daten auslesen kann, wenn Patient:innen physisch mit der e-card vorbeikommt und Daten übernommen werden, vor allem beim Erstkontakt.

Diese Funktion ist für die Zukunft auf jeden Fall geplant. Herr Dr. Kretz, vielen Dank für das ausführliche Interview! Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Spaß bei der Arbeit mit unserer Software!